Portée de la politique
La présente politique s'applique aux renseignements personnels que Lavoie&Maher, inc. (« nous ») recueille par l'intermédiaire de ce site Web, notamment par le formulaire de demande de démonstration.
Elle est adoptée en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi 25 »).
Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, directement ou indirectement.
Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne ayant la plus haute autorité au sein de Lavoie&Maher, inc. veille au respect de la Loi 25. Cette fonction a été déléguée à la personne suivante, que vous pouvez joindre pour toute question, demande ou plainte :
- Nom
- [À COMPLÉTER : prénom et nom]
- Titre
- Responsable de la protection des renseignements personnels
- Courriel
- [À COMPLÉTER : ex. confidentialite@lavoiemaher.ca]
- Adresse
- [À COMPLÉTER : adresse postale, ville (Québec), code postal]
Renseignements que nous recueillons
Ce que vous nous transmettez
Lorsque vous remplissez le formulaire de demande de démonstration, nous recueillons :
| Renseignement | Obligatoire | Utilité |
|---|---|---|
| Nom | Oui | Savoir à qui nous répondons |
| Courriel | Oui | Vous répondre et fixer la rencontre |
| Cabinet | Non | Préparer une démonstration adaptée |
| Type de dossiers | Non | Choisir des exemples pertinents |
| Volume approximatif | Non | Évaluer vos besoins techniques |
Nous vous demandons de ne pas inscrire dans le formulaire de renseignements sur vos clients ou sur vos dossiers.
Ce que nous ne recueillons pas
Ce site n'utilise aucun témoin, aucun outil d'analyse comme Google Analytics, aucun pixel publicitaire et aucune technologie de profilage. Les polices de caractères sont hébergées sur notre propre serveur : votre navigateur ne communique avec aucun tiers en consultant nos pages.
Journaux techniques de l'hébergeur
Comme tout site Web, notre hébergeur peut conserver des journaux techniques (adresse IP, date et heure de la visite, page consultée, type de navigateur) afin d'assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site. Ces journaux ne sont pas utilisés pour vous identifier ni pour vous profiler et sont conservés [À COMPLÉTER : durée, ex. 30 jours].
Pourquoi nous utilisons vos renseignements
Nous utilisons vos renseignements uniquement pour :
- répondre à votre demande et planifier une démonstration;
- assurer le suivi de cette demande, par exemple vous transmettre une proposition si vous la sollicitez;
- assurer la sécurité du site.
Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons jamais vos renseignements. Nous ne vous inscrirons à aucune infolettre sans votre consentement exprès et distinct.
Consentement
En envoyant le formulaire, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements aux seules fins décrites ci-dessus. Ce consentement vaut uniquement pour la durée nécessaire à ces fins.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels. Nous cesserons alors d'utiliser vos renseignements et les détruirons, sous réserve de nos obligations légales.
Communication à des tiers
Seuls les membres de notre équipe qui ont besoin de vos renseignements pour traiter votre demande y ont accès.
Pour faire fonctionner le site, nous faisons appel aux fournisseurs suivants, liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité et qui ne peuvent utiliser vos renseignements à d'autres fins :
| Fournisseur | Rôle | Lieu d'hébergement |
|---|---|---|
| [À COMPLÉTER : hébergeur du site] | Hébergement du site Web | [À COMPLÉTER : ex. Québec, Canada] |
| [À COMPLÉTER : service de formulaire, ex. Formspree] | Réception des demandes du formulaire | [À COMPLÉTER] |
| [À COMPLÉTER : service de courriel] | Échanges par courriel avec vous | [À COMPLÉTER] |
Si l'un de ces fournisseurs conserve des renseignements à l'extérieur du Québec, nous procédons au préalable à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l'exige la Loi 25, et nous nous assurons par contrat que vos renseignements bénéficient d'une protection adéquate.
Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, par exemple à la suite d'une ordonnance d'un tribunal.
Conservation et destruction
Nous conservons les renseignements transmis par le formulaire pendant [À COMPLÉTER : durée, ex. 24 mois] après notre dernier échange, sauf si une relation d'affaires s'établit entre nous. Ils sont ensuite détruits de façon sécuritaire ou rendus anonymes.
Sécurité
Nous prenons des mesures raisonnables, proportionnées à la sensibilité des renseignements, pour les protéger contre la perte, le vol, l'accès ou l'utilisation non autorisés :
- connexion chiffrée (HTTPS) pour toutes les pages du site;
- accès aux renseignements limité aux personnes qui en ont besoin;
- authentification forte sur nos comptes et nos outils internes;
- choix de fournisseurs qui offrent des garanties de sécurité adéquates.
Vos droits
En vertu de la Loi 25, vous avez le droit :
Savoir quels renseignements nous détenons sur vous et en obtenir une copie.
Faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
Retirer en tout temps le consentement que vous nous avez donné.
Recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Demander que nous cessions de diffuser un renseignement ou que nous désindexions un hyperlien, aux conditions prévues par la loi.
Connaître les fins de l'utilisation de vos renseignements et les catégories de personnes qui y ont accès.
Pour exercer un droit, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels (section 2). Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons par écrit dans un délai de 30 jours suivant la réception de votre demande. L'exercice de ces droits est gratuit.
Incidents de confidentialité
En cas d'accès, d'utilisation ou de communication non autorisés, ou de perte de renseignements personnels, nous prenons rapidement les mesures pour diminuer les risques. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de tous les incidents.
Notre outil d'intelligence artificielle
La présente politique vise le site Web. Notre outil d'intelligence artificielle, lui, est installé et fonctionne entièrement sur l'infrastructure de chaque client, sans connexion Internet. Les documents, les questions et les transcriptions qui y sont traités demeurent sous le contrôle du client et ne sont jamais transmis à Lavoie&Maher, inc. ni à un tiers.
[À COMPLÉTER : préciser si notre équipe peut accéder à l'installation d'un client, par exemple pour le soutien technique, et à quelles conditions (autorisation écrite, accès supervisé, journalisé).]
Chaque client demeure responsable des renseignements personnels contenus dans ses dossiers, conformément à ses propres obligations professionnelles et légales. Les modalités de protection propres à l'outil sont précisées dans l'entente de service.
Plaintes
Si vous estimez que nous n'avons pas respecté vos droits, écrivez d'abord au responsable de la protection des renseignements personnels. Nous traiterons votre plainte avec diligence et vous répondrons par écrit.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca.
Modifications
Nous pouvons modifier cette politique pour tenir compte de l'évolution de nos pratiques ou de la loi. La version en vigueur est toujours publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, nous l'indiquerons clairement sur le site.